新入社員の活動報告会について

はじめに

今回はトランスコスモス株式会社で月に一度開催している活動報告会についてご紹介します。活動報告会は新卒社員、先輩社員(OJT担当)、課長、部長で行っています。新卒社員が1ヵ月の成果を発表する場となります。

目的

活動報告会の目的としては以下の3点があります。

1.部課長の方たちが新卒社員の活動状況を把握
2.新卒社員の方たちが直面している問題の解決
3.伝達力、資料作成等の能力の向上

活動報告会の概要

月初に先月の作業内容、成果を発表します。オンラインで行っていますが、半年に一度は対面で報告を行っています。活動報告会の流れは以下となります。

活動報告会の流れ

1人目安10分で発表

①7分発表
②3分間の質疑応答
③全員の発表終了後、上長からのフィードバック

1人の発表の流れは以下となります。

詳細は以下の通りです。

①7分発表

新卒社員の活動状況の把握と伝達力、資料作成等の能力の向上を目的としています。
伝達力、資料作成は業務でも必要不可欠な能力です。

・活動報告会資料

この時間に指定の2スライドを基に発表を行います。必要があれば、補足資料を追加します。

指定スライドのフォーマットは以下の通りです。

指定スライド①

スライド①の構成は以下となります。

作業名：案件名を記載
概要：何を行ったのか記載（例：○○テストの仕様書作成）
進捗状況：完了、実施中（予定通り、○日遅延、○日前倒し）
結果・分析（できた点・できなかった点・改善策）：作業結果と自己分析を記載。工夫点などもあれば記載する
目標設定：下期目標に掲げた内容を記載

指定スライド②

スライド②は、スライド①で行った作業の中で1つピックアップして、より細かく分析します。
スライド②の構成は以下となります。

結果：できた点、できなかった点を振り返り記載
分析：できた点、できなかった点を分析して、原因を導き出す
今後：分析結果に基づき今後どうしていくか記載

②3分間の質疑応答

新卒社員の方たちが直面している問題の解決を目的としています。

この時間に新卒の方の発表を聞き、参加者から質問を行います。
この時間には、主に以下3点についての質問がされます。

1.発表だけでは理解できず、詳細に聞きたい箇所
2.発表方法についてのアドバイス（資料作成に関して、発表方法に関して等）
3.指定スライド②の分析に関してのアドバイス

③全員の発表終了後、上長からのフィードバック

この時間に全体を通して、上長の方から資料作成方法や、発表方法、自己分析に関して次回以降注意すべき点などのフィードバックが行われます。

・活動報告会資料～実例～

こちらが実際に活動報告会で作成した資料の一部です。
概要だけでは説明不足の項目については補足資料を追加したり、実際に作成したものなどを投影して説明します。

活動報告会に参加してよかった点、苦労した点

私は、1年目には新卒社員として報告者側で参加しました。2年目には、先輩社員(OJT担当)として参加しました。1年目に報告者側で参加した際に良かった点は、以下3点あげられます。
1つ目は、周りの新入社員がどの様な業務を行っているのか知ることが出来る事です。また、報告の際には工夫点や反省点をあげており、上長の方からのフィードバックがあるので実際に自分が似た業務を行った際に参考にすることができます。
2つ目は、実際の業務で資料作成の依頼や何か報告する際に活かせる事です。活動報告会で指摘いただいた資料作成の注意点や説明の仕方を業務で活かすことができたと思います。
3つ目はプレゼン資料作成や発表方法のコツが身についた事です。資料作成のコツとしては、

①内容はシンプルにまとめ、詳細等は口頭で補足する
②実際行った作業内容だけではなく、背景や目的なども含めて報告する
③難しい言葉は注釈をつけて記載する

などが挙げられます。発表方法のコツとしては、

①適切な速度で強弱をつけて話す
②具体例やエピソードを挙げる
③レーザーポインターを使用する

などが挙げられます。
​​​​​​​苦労した点としては、発表時間7分の間に簡潔にわかりやすく説明する事です。普段どのような業務を行っているのか知らない方でも理解できるようにするには、資料だけでなく発表の仕方も重要になります。資料で何を伝えたいか工夫したり、発表の構成を考えることがとても苦労しましたが、業務に活かせたと感じています。

まとめ

このようにして月に一度トランス・コスモスでは新卒の成長の場、交流の場を設けています。資料作成やプレゼンテーションの仕方など、本活動報告会での学びを活かして実際の業務に役立てる事ができ、成長に繋がっていきます。ほんの一部ではありますが、トランス・コスモスではこのような新卒教育、活動をしていることを皆さんに紹介できたかと思います。